Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja palvelun tarkoitus

VIONO on sijaisjärjestelyihin tarkoitettu palvelu varhaiskasvatuksen ja opetusalan organisaatioille. Palvelussa ilmoitetaan poissaoloja, muodostetaan sijaistarpeita ja kootaan tiedot, joiden perusteella organisaation vastuuhenkilö tai koordinaattori tekee päätöksen sijaisen valinnasta. Koordinaattori on valinnainen lisärooli; yksikkö voi toimia ilman sitä.

Työntekijöiden ja sijaistarpeiden osalta rekisterinpitäjä on koulutuksen järjestäjä eli palvelua käyttävä organisaatio (kunta, kaupunki tai yksityinen toimija). VIONO toimii tältä osin henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja vain organisaation ohjeiden ja käsittelysopimuksen mukaisesti.

Valtakunnallisen sijaispoolin osalta rekisterinpitäjä on VIONO-palvelun ylläpitäjä Viono (Y-tunnus 3611115-9), koska sijainen rekisteröityy palveluun itsenäisenä henkilönä eikä minkään yksittäisen organisaation työntekijänä. Kyseessä on siis kaksi eri rekisterinpitäjää: organisaatio omien työntekijöidensä osalta ja VIONO sijaispoolin osalta.

Yhteydenotot palvelua koskevissa asioissa: info@viono.fi. Organisaation omia työntekijätietoja koskevissa asioissa vastaa organisaation oma rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava.

VIONO ei tee henkilöstöpäätöksiä eikä profilointia. Järjestelmä kokoaa ja välittää tietoa, ja kaikki valinnat tekee ihminen.

2. Valtakunnallinen sijaispooli

Sijaiset rekisteröityvät VIONOon itsenäisinä henkilöinä. Sijainen ei kuulu mihinkään yksittäiseen organisaatioon, vaan hän on osa yhtä valtakunnallista sijaispoolia, jota kaikki palvelua käyttävät organisaatiot käyttävät.

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että sijaisen luomat tiedot eivät jää vain yhden organisaation sisälle. Sijainen rekisteröityy kerran ja voi ottaa vastaan työtä useasta organisaatiosta ilman erillisiä tunnuksia.

Sijainen ohjaa itse työalueensa valitsemalla paikkakunnat, joilla hän on käytettävissä. Laajennettu haku on maantieteellinen: se laajentaa hakua lähialueiden paikkakunnille, ei uusiin organisaatioihin. Sijainen voi myös estää yksittäisen organisaation, jolloin kyseisen organisaation käyttäjät eivät näe häntä eivätkä voi tarjota hänelle työtä.

3. Kenelle sijaisen tiedot näkyvät

Koska sijaispooli on valtakunnallinen, sijaisen profiilitiedot ovat nähtävissä kaikkien palvelua käyttävien organisaatioiden koordinaattoreille, vastuuhenkilöille ja organisaation ylläpitäjille — eivät siis vain sen organisaation käyttäjille, jonka työtä sijainen on tehnyt.

Sijaisen profiilissa näkyvät tiedot ovat:

• nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
• työkielet, tehtävänimikkeet ja pätevyystiedot
• paikkakunnat, joilla sijainen on käytettävissä
• käytettävyystiedot eli vapaat ja varatut ajat
• VIONO Verified -luottamusmerkintä ja kelpoisuuden tila (tarkistettu / soveltuva / ei tarkistettu)

4. Mitä sijaisen tiedoista ei näy

Muut kuin edellä kuvatut tiedot eivät ole muiden organisaatioiden nähtävissä:

• VIONO ei näytä pisteytyksiä, tähtiä, arvosanoja tai paremmuusjärjestystä. VIONO Verified on tiedon tarkistamisen merkintä, ei arvosana, eikä se vaikuta järjestykseen.
• Toisen organisaation antamaa palautetta, muistiinpanoja tai keskusteluja ei näytetä muille organisaatioille.
• Toteutuneet keikat ja niiden tiedot näkyvät vain sille organisaatiolle, jossa työ tehtiin, sekä sijaiselle itselleen.
• Viestit näkyvät vain keskustelun osapuolille.

5. Työntekijöiden ja poissaolojen tiedot

Työntekijöiden tiedot, poissaoloilmoitukset, työajat ja yksikön ohjeet näkyvät vain oman organisaation ja oman yksikön käyttäjille tehtävän edellyttämässä laajuudessa. Ne eivät ole muiden organisaatioiden eivätkä sijaispoolin nähtävissä.

Sijaiselle avataan tehtävään liittyvät tiedot (työaika, tila, ohjeet) vasta silloin, kun hänet on valittu kyseiseen tehtävään, ja vain kyseisen tehtävän osalta.

Poissaolon syytä ei kerätä eikä tallenneta lainkaan. Ilmoituksessa kerrotaan vain poissaolon ajankohta ja se, tarvitaanko sijaista. Käynnissä olevasta poissaolosta kysytään ainoastaan, jatkuuko poissaolo, jotta sijaisuus voidaan järjestää seuraavalle päivälle — kysymys esitetään aina samalla tavalla poissaolon syystä riippumatta.

Näkyvyys on rajattu yksikköön ja vastuualueeseen. Yksikön vastuuhenkilö näkee oman yksikkönsä työntekijät ja voi rajata näkymän omaan vastuualueeseensa. Koordinaattori näkee oletuksena vain ne työntekijät, joiden ensisijainen yhteyshenkilö hän on, ja voi tarvittaessa vaihtaa näkymän koko yksikköön. Organisaation ylläpitäjä hallinnoi käyttäjiä, rooleja ja asetuksia eikä seuraa yksiköiden päivittäisiä poissaoloja operatiivisesti. Sijainen ei näe työntekijän nimeä, yhteystietoja eikä tehtävän tietoja ennen kuin hänet on vahvistettu kyseiseen tehtävään.

Yksikön oman henkilöstön ilmoittamat vapaat ajat näkyvät vain oman yksikön käsittelijöille sijaisjärjestelyä varten. Ne eivät näy sijaispoolille eivätkä muille organisaatioille.

6. Käsittelyn peruste ja säilytysajat

Työntekijöiden ja sijaisuuksien tietoja käsitellään työnantajan lakisääteisten ja sopimukseen perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi. Sijaisen profiilitietoja käsitellään sijaisen oman suostumuksen ja palvelun käyttöä koskevan sopimuksen perusteella.

Tiedot poistetaan automaattisesti öisin, kun säilytysaika on kulunut umpeen:

• ilmoitukset: 90 päivää
• viestit ja liitteet: 12 kuukautta
• arkistoidut poissaolot: 24 kuukauden jälkeen käytännön huomiot ja muut lisätiedot poistetaan, itse sijaisuuskirjaus jää
• tapahtumaloki: 24 kuukautta
• tietoturvaloki: 12 kuukautta
• käyttämättömät liittymiskoodit: 6 kuukautta
• sijaisehdotukset: 3 kuukautta

7. Tietojen poistaminen

Sijainen voi poistaa profiilinsa itse kohdasta Asetukset → Omat tiedot. Poistossa nimi, yhteystiedot, esittely, koulutus, kuva ja paikkakunnat poistetaan pysyvästi, tili suljetaan eikä sijainen näy enää ehdokkaana. Poisto estyy, jos sijaisella on vahvistettuja tulevia sijaisuuksia — ne on ensin peruttava.

Työntekijöiden, koordinaattoreiden ja vastuuhenkilöiden tiedot kuuluvat työnantajan rekisteriin, joten heidän tietonsa poistaa organisaation ylläpitäjä. Poisto on mahdollista, kun tili on ensin poistettu käytöstä.

Kaikissa tapauksissa tehdyistä sijaisuuksista jää organisaatiolle lakisääteinen kirjaus ilman henkilötietoja.

Palvelussa kirjataan tapahtumaloki (kuka teki minkä toimenpiteen ja milloin) väärinkäytösten estämiseksi ja päätösten jäljitettävyyden vuoksi. Lokitiedot näkyvät vain organisaation ylläpitäjälle ja vastuuhenkilölle.

8. Tietojen suojaus

Pääsy tietoihin on rajattu rooleittain ja yksiköittäin, ja rajaus toteutetaan tietokantatasolla — ei pelkästään käyttöliittymässä piilottamalla. Kirjautumattomilla ei ole pääsyä mihinkään tietoihin. Yhteydet ovat salattuja.

Roolin lisäksi rajaus on yksikkö- ja vastuualuekohtainen: kyselyt palauttavat vain ne työntekijät ja tapaukset, joihin käyttäjällä on oikeus, ja tämä tarkistetaan palvelimella tietokannan käyttöoikeussäännöillä jokaisella kyselyllä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada nähtäväksi itseäsi koskevat tiedot, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojesi poistamista sekä rajoittaa tai vastustaa käsittelyä. Omat tiedot voi ladata palvelusta kohdasta Asetukset → Omat tiedot.

Sijainen voi milloin tahansa muokata profiiliaan, muuttaa paikkakuntiaan, estää yksittäisen organisaation tai poistaa profiilinsa kokonaan.

Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt: info@viono.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

10. Sopimukset ja alihankkijat

Palvelua käyttävät organisaatiot saavat tarvittaessa erillisen käsittelysopimuksen ja alihankkijaluettelon. Pyynnöt: info@viono.fi.

Tämä seloste ja tekninen kuvaus on laadittu VIONOn nykyisen toteutuksen perusteella.

11. Määräaikainen työntekijärooli

Kun sijaisuus kestää pitkään, yksikön vastuuhenkilö tai organisaation ylläpitäjä voi myöntää sijaiselle määräaikaisen työntekijäroolin kyseiseen yksikköön sijaisuuden ajaksi. Sijaisen oma sijaisrooli säilyy koko ajan.

Roolilla on alku- ja päättymispäivä. Sen aikana henkilö näkee yksikön työntekijälle kuuluvat tiedot samassa laajuudessa kuin muutkin yksikön työntekijät. Kun sijaisuus päättyy tai rooli vanhenee, pääsy näihin tietoihin ja tehtävän työtilaan päättyy välittömästi.

Roolin myöntäminen, jatkaminen ja päättyminen kirjataan tapahtumalokiin.